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A despeito da crise, as máquinas não podem parar. Em muitas empresas, isso significa que 2016 deve ser um ano de redução de gastos, inclusive na hora de imprimir. Para Daniel Monteiro, especialista do Office Total Shop (www.officetotalshop.com.br), e-commerce de cópia e impressão, a combinação de novos hábitos e otimização do equipamento é a chave para atingir esse objetivo. Abaixo, ele dá cinco dicas de como fazer isso:

1. Escolha o equipamento certo

"O ideal é obter uma impressora com capacidade um pouco superior à demanda da empresa", afirma Monteiro. Para ele, ao mesmo tempo que isso permite que a máquina trabalhe abaixo do seu limite, também oferece uma margem de crescimento de produção sem necessidade de troca. Entre as variáveis que se deve levar em consideração, estão a capacidade de impressão por mês, tipos e dimensões de papel compatíveis, etc. Para as empresas em dúvida na hora da escolha, o Office Total Shop oferece consultoria durante a compra.

2. Aprenda a configurar a impressora

Após a compra, o primeiro e mais básico passo é utilizar a opção de economia na hora de imprimir documentos de uso interno. Além disso, é preciso garantir que o software da impressora esteja configurado para o tipo de papel usado – quanto maior a gramatura das folhas, mais tinta é usada, portanto um erro nessa hora pode gerar despesas extras, além de causar uma bagunça.

3. Use uma fonte econômica

Ecofont é o nome de um programa que insere "microburacos" nas fontes na hora da impressão. Eles não são visíveis, mas resultam numa economia de até 50% de tinta. "Também há estudos que mostram que opções como Times New Roman e CenturyGothic são 30% mais econômicas que a Arial, por exemplo", diz o especialista do Office Total Shop.

4. Otimize o uso dos papéis

Usar os dois lados das folhas, mesmo que como rascunho, é uma tática antiga. No entanto, em escritórios grandes, onde a impressora nem sempre está ao alcance da mão, a estratégia pode ser contraprodutiva. A solução são os equipamentos duplex, que por padrão utilizam as duas faces do papel ao fazer a impressão. Hoje, já há opções por menos de R$ 600 no mercado, que podem resultar numa economia de até 40% em papel.

5. Organize o uso dos recursos

Hoje, é fácil configurar a rede interna da companhia para criar níveis de acesso, o que inclui permissões de impressão. Dessa forma, é possível desde exigir uma senha a cada operação até impedir totalmente o acesso de alguns departamentos ao recurso. Pode parecer uma medida drástica, mas facilita o controle do equipamento e garante que não haja desperdício – o planeta também agradece!

Sobre o Office Total Shop                                                                                                                                

E-commerce de equipamentos de impressão. Lançado em 2008, oferece mais de 900 produtos, desde impressoras e scanners até rotuladores e fragmentadores, entre outros. É parte da SuperCommerce, empresa de comércio eletrônico baseada no Rio de Janeiro. www.officetotalshop.com.br. Tel.: (21) 3993-1855.